Sie besitzen eine Eigentumswohnung in einer WEG und vermieten diese? Dann kennen Sie das Problem: Ihre WEG-Verwaltung erstellt die Hausgeldabrechnung — aber die können Sie nicht einfach an Ihren Mieter weiterleiten. Sie müssen daraus eine eigenständige Nebenkostenabrechnung erstellen. Und genau da wird es kompliziert.
Warum reicht die Hausgeldabrechnung nicht?
Die Hausgeldabrechnung der WEG und die Nebenkostenabrechnung für den Mieter sind zwei verschiedene Dinge. Die Hausgeldabrechnung zeigt alle Kosten, die für die WEG angefallen sind — inklusive nicht umlagefähiger Posten wie Verwaltungskosten und Instandhaltungsrücklage. Die Nebenkostenabrechnung darf nur die nach BetrKV umlagefähigen Kosten enthalten.
Außerdem unterscheiden sich die Verteilerschlüssel: In der WEG wird nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt, im Mietrecht oft nach Wohnfläche. Und die Abrechnungszeiträume können voneinander abweichen, wenn die WEG nicht nach Kalenderjahr abrechnet.
Schritt für Schritt: Von der Hausgeld- zur Nebenkostenabrechnung
Schritt 1: Umlagefähige Kosten identifizieren. Gehen Sie die Hausgeldabrechnung Position für Position durch und prüfen Sie, welche Kosten nach BetrKV umlagefähig sind. Typisch umlagefähig sind Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Gartenpflege, Aufzug, Gemeinschaftsstrom, Straßenreinigung und Schornsteinfeger. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten der WEG-Verwaltung, Instandhaltungsrücklage, Reparaturen und Instandsetzungen sowie Rechtsanwaltskosten der WEG.
Schritt 2: Verteilerschlüssel anpassen. Prüfen Sie, welcher Verteilerschlüssel in Ihrem Mietvertrag vereinbart ist. Ist es die Wohnfläche (häufigster Fall), müssen Sie die MEA-basierte Verteilung der WEG in eine flächenbasierte Verteilung umrechnen. Bei einer einzelnen vermieteten Wohnung in einer WEG ist das meist einfach: Ihr Anteil aus der Hausgeldabrechnung entspricht bereits Ihren Kosten — Sie müssen nur die nicht umlagefähigen Posten abziehen.
Schritt 3: Heizkosten separat abrechnen. Wenn die WEG eine zentrale Heizung hat, werden die Heizkosten in der Hausgeldabrechnung meist pauschal nach MEA verteilt. Für die Nebenkostenabrechnung an Ihren Mieter brauchen Sie jedoch eine verbrauchsabhängige Abrechnung nach HeizkostenV. In der Regel erstellt die Heizkostenabrechnungsfirma (Techem, ista, Brunata, KALO) eine individuelle Abrechnung pro Wohnung — fordern Sie diese bei Ihrer WEG-Verwaltung an.
Schritt 4: CO2-Kostenaufteilung berechnen. Die CO2-Kosten müssen auch bei WEG-Eigentümern nach CO2KostAufG aufgeteilt werden. Die CO2-Kosten finden Sie entweder in der Heizkostenabrechnung oder in der Gasrechnung der WEG.
Schritt 5: Eigene Kosten addieren. Manche umlagefähigen Kosten zahlen Sie als Eigentümer direkt — nicht über die WEG. Dazu gehören z. B. Grundsteuer (falls Sie den Bescheid direkt erhalten) oder eine separate Gebäudeversicherung. Diese Kosten müssen Sie zusätzlich in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen.
Schritt 6: Vorauszahlungen abziehen und Saldo berechnen. Ziehen Sie die vom Mieter geleisteten Nebenkosten-Vorauszahlungen ab und berechnen Sie den Saldo.
Das Timing-Problem
Ein besonderes Problem für WEG-Eigentümer ist das Timing. Die WEG-Hausgeldabrechnung wird oft erst im Frühsommer des Folgejahres erstellt — manchmal sogar noch später. Da die Nebenkostenabrechnung an den Mieter bis 31. Dezember vorliegen muss, bleibt oft nur ein halbes Jahr für die Umrechnung.
Wenn die WEG-Abrechnung so spät kommt, dass Sie die 12-Monats-Frist nicht einhalten können, sollten Sie dies dokumentieren. In diesem Fall haben Sie die Verspätung möglicherweise nicht zu vertreten — aber die Beweislast liegt bei Ihnen.
Häufige Fehler bei WEG-Eigentümern
Hausgeldabrechnung 1:1 weiterleiten. Das ist formal falsch, weil nicht umlagefähige Kosten enthalten sind und der Verteilerschlüssel nicht stimmt.
Instandhaltungsrücklage auf den Mieter umlegen. Die Rücklage ist keine Betriebskosten und darf niemals auf den Mieter umgelegt werden.
Verwaltungskosten weiterreichen. Die WEG-Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig. Auch nicht unter "Sonstige Betriebskosten".
Heizkosten nur nach MEA statt nach Verbrauch abrechnen. Die HeizkostenV gilt auch für WEG-Eigentümer, die vermieten.
Fazit
Für WEG-Eigentümer, die vermieten, ist die Nebenkostenabrechnung besonders aufwändig: Sie müssen die Hausgeldabrechnung in eine mietrechtlich korrekte Abrechnung umrechnen. Das ist fehleranfällig und zeitintensiv. Die gute Nachricht: Wenn Sie die Hausgeldabrechnung hochladen, kann ein professioneller Service die Umrechnung für Sie übernehmen.