Die Uhr tickt: Als Vermieter müssen Sie die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2025 spätestens bis zum 31. Dezember 2026 an Ihre Mieter übermitteln. Wer die Frist verpasst, verliert das Recht auf Nachforderungen — und das kann teuer werden. Dieser Artikel erklärt, was die gesetzliche Abrechnungsfrist bedeutet, welche Konsequenzen bei Fristversäumnis drohen und wie Sie rechtzeitig fertig werden.
Die gesetzliche Frist: § 556 Abs. 3 BGB
Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt in § 556 Abs. 3 BGB: Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Bei einem Abrechnungszeitraum, der dem Kalenderjahr entspricht (1. Januar bis 31. Dezember 2025), endet die Frist am 31. Dezember 2026.
Wichtig: Es kommt auf den Zugang beim Mieter an, nicht auf das Erstellungsdatum. Eine Abrechnung, die am 30. Dezember in den Briefkasten geworfen wird, muss dem Mieter auch tatsächlich zugegangen sein. Bei postalischem Versand empfiehlt sich daher ein Versand spätestens Mitte Dezember.
Was passiert bei Fristversäumnis?
Die Konsequenz ist eindeutig und hart: Verpasst der Vermieter die 12-Monats-Frist, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen. Das bedeutet: Wenn die tatsächlichen Nebenkosten höher waren als die Vorauszahlungen des Mieters, bleibt der Vermieter auf der Differenz sitzen.
Es gibt eine Ausnahme: Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten (z. B. weil der Versorger die Abrechnung extrem spät geliefert hat), kann die Frist gewahrt bleiben. In der Praxis ist diese Ausnahme jedoch schwer durchzusetzen, und der Vermieter trägt die Beweislast.
Umgekehrt behält der Mieter auch bei verspäteter Abrechnung seinen Anspruch auf ein Guthaben. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, muss der Vermieter dieses auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen.
Zeitplan: So schaffen Sie die Frist
Damit die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig fertig wird, hilft ein klarer Zeitplan. Von März bis Mai 2026 sollten Sie die Versorgerabrechnungen sammeln — die meisten kommen im Frühjahr. Von Juni bis August sortieren und prüfen Sie die Belege. Im September und Oktober erstellen oder beauftragen Sie die Abrechnung. Im November führen Sie eine Endkontrolle durch, und spätestens Anfang Dezember versenden Sie die Abrechnung an die Mieter.
Wer bis Oktober noch nicht angefangen hat, wird es erfahrungsgemäß stressig — besonders wenn noch Belege fehlen.
Sonderfall Mieterwechsel
Bei einem Mieterwechsel während des Jahres gelten besondere Regeln. Der ausziehende Mieter hat Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung für seinen Mietzeitraum. Die 12-Monats-Frist beginnt mit dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums (in der Regel das Kalenderjahr), nicht mit dem Auszugsdatum.
Beispiel: Ein Mieter zieht am 31. Juli 2025 aus. Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Die Frist für die Abrechnung (auch die anteilige für den ausgezogenen Mieter) endet am 31. Dezember 2026.
Welche Kosten dürfen abgerechnet werden?
Die umlagefähigen Nebenkosten sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend geregelt. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Heizkosten und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart sowie Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss.
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen und Reparaturkosten. Ein häufiger Fehler: Verwaltungskosten der Hausverwaltung auf die Mieter umlegen — das ist nicht zulässig.
Formelle Anforderungen an die Abrechnung
Eine Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, um formell wirksam zu sein. Sie muss eine Zusammenstellung der Gesamtkosten enthalten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils, den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und die Darstellung des Saldos (Nachforderung oder Guthaben).
Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Abrechnung als formell unwirksam — und die 12-Monats-Frist läuft weiter.
Fazit
Die Abrechnungsfrist ist eine der wichtigsten Fristen im Mietrecht. Wer sie verpasst, verliert bares Geld. Planen Sie frühzeitig, sammeln Sie die Belege systematisch und beginnen Sie spätestens im Herbst mit der Erstellung — oder geben Sie die Abrechnung an einen professionellen Service ab.